Kommunen sind mittlerweile dazu verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Dennoch bestehen weiterhin analoge Lücken. Diese zu schließen ist oft keine rein technische Angelegenheit, sondern betrifft auch die Organisation.
Seit 2020 müssen öffentliche Auftraggeber mit dem Inkrafttreten der Richtlinie 2014/55/EU elektronische Rechnungen annehmen können. Aus dieser Fähigkeit folgt nicht automatisch die vollständige Digitalisierung des Rechnungseingangs. Ein Blick hinter die Kulissen kommunaler Finanzverwaltungen offenbart, dass viele von ihnen auf halber Strecke stehen geblieben sind. Über E-Mail-Postfächer oder Dienste der Bundesländer empfangen sie elektronische Rechnungen, die dann als XML-Datei (in der Regel im Format XRechnung oder ZUGFeRD) vorliegen. Bis dahin läuft technisch alles einwandfrei. Der nachgelagerte Ablauf in der Verwaltung orientiert sich allerdings oft weiterhin an bestehenden papierbasierten Prozessen und bleibt analog.
XML-Rechnung bedarf der Übersetzung
In der Praxis bedeutet das: XML-Rechnungen sind grundsätzlich maschinenlesbar, jedoch für Endanwender in der Regel nicht direkt visuell verständlich. Folglich müssen diese XML-Files zunächst mit externen Tools visualisiert und für den Menschen lesbar gemacht werden. Die erfolgte Visualisierung wird als PDF-Dokument erzeugt. Das vorliegende digitale Dokument wird dann ausgedruckt und anschließend wie eine klassische Papierrechnung weiterbearbeitet. Anordnungen, Prüfvermerke oder Umläufe erfolgen weiterhin auf Papier. Erst am Ende des Vorgangs wird das Dokument mit allen aufgebrachten Vermerken gegebenenfalls wieder eingescannt, um es revisionssicher abzulegen. Der eigentliche Vorteil der E-Rechnung – nämlich ein vollständig digitaler Prozess – wird bei dieser Vorgehensweise gar nicht erst genutzt. Der Grund dafür liegt weniger in der Technik als vielmehr im organisatorischen Umfeld. Ein vollständig digitaler Ablauf bedarf eines digitalen Rechnungseingangsworkflows im eingesetzten Finanzverfahren.
Die vollständige Digitalisierung des Rechnungseingangs ist in der Hinsicht von Vorteil, da die gesetzlichen Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit und revisionssichere Archivierung kontinuierlich zunehmen. Elektronische Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden, inklusive der strukturierten Daten und der zugehörigen Anhänge. Auch der Zusammenhang zwischen der Buchung im Finanzwesen und dem zugrunde liegenden Dokument muss jederzeit nachvollziehbar bleiben. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind geeignet, diese Aufgabe zu übernehmen.
(Quelle: https://www.kommune21.de/k21-meldungen/der-letzte-schritt/)