Kommunen im Land Brandenburg sind bei Erfüllung öffentlicher Aufträge als öffentlicher Auftraggeber gemäß § 1 Abs. 2 BbgERechV seit dem 1. April 2020 verpflichtet, den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen im Oberschwellenbereich sicherzustellen. Elektronische Rechnungen im Unterschwellenbereich müssen ab dem 1. Januar 2025 angenommen und verarbeitet werden (§ 9 BbgERechV).
Im Zuge dessen ist es nötig, einen digitalen Rechnungs- & Anordnungs-Workflow einzuführen und im kommunalen Finanzverfahren zu implementieren. Damit wird das bisher papiergebundene Anordnungswesen mit handschriftlich unterzeichneten Anordnungsbelegen nur noch elektronisch, mit digitaler Signatur, abgebildet.
Mit dem digitale Rechnungs- & Anordnungs-Workflow kann der Rechnungseingang, dessen digitale Weitergabe und Erstellung von entsprechenden Anordnungen in der GBH, die mehrstufige elektronische Unterschrift (Signatur) bis hin zur Übernahme durch die Finanzbuchhaltung mit revisionssicherer Ablage der digitalen Belege im Dokumentenmanagementsystem (DMS) unter Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gewährleisten.
Die hohe fachliche Komplexität und die damit einhergehenden Änderungen von bestehenden Prozessen und Abläufen empfiehlt es, ein verwaltungsweites Projekt einzurichten.
Mit der Einführung eines digitalen Rechnungs- und Anordnungs-Workflows sind eine Vielzahl von Fragen zu klären:
- Welche Strukturen gibt es in Bezug auf die Eingangspost zu beachten?
- Wer (Fachbereich) soll die Rechnungen digital erfassen?
- Sollen Rechnungen zentral oder dezentral gescannt werden? Wer ist zuständig bzw. federführend?
- In welchem Fachverfahren soll der digitale Rechnungseingang implementiert werden: HKR oder DMS?
- Ist das HKR schon an ein DMS für die revisionssichere Ablage angebunden?
- Welche Abteilung ist von der Umsetzung betroffen?
- Haben alle beteiligten Beschäftigten Zugriff auf das HKR?
- Wie und wann prüft die Rechnungsprüfung die Anordnungsbelege?
- Gibt es Außenstellen? Mit und/oder ohne HKR-Zugang?
- Welche Signatur bzw. welches Authentifizierungsverfahren soll für die digitale Unterschrift eingesetzt werden?
- und vieles mehr …
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